給与・旅費・福利厚生等の業務の申請等の審査、データ入力、調書作成、問合せ対応など
愛知県様（人口750万人）は「日本一元気な愛知」づくりを支える行財政運営を実現するため、「あいち行革プラン2020」に基づき、行財政改革の取り組みを進めています。当社は、県職員の諸手当、共済組合・互助会、旅費の審査、給与、報酬、旅費の財務調書作成、総務事務センターの業務に関する問合せの対応など給与・旅費・福利厚生関連の業務に従事し、突発的な業務発生にも人材を柔軟に配置することで対応しています。その一方で、採用市場のひっ迫による人材不足は加速しており、安定的な運用の実現に向け業務効率化が求められていました。また、手動のオペレーションによるヒューマンエラーが毎月数件発生しており、これらへの対策が必要でした。
当社は業務の自動化により課題解決が可能と考え、RPA（Robotic Process Automation）※に着目。愛知県様ですでに導入・運用されていたRPAの活用範囲を拡大することで、コストをかけずに効率化できると考えました。そのためには、業務特性を念頭においたRPAの設計、運用プロセスの策定が不可欠となりますが、当社はオペレーションを起点とした導入・設計に関するノウハウを有しており、この知見を活かして愛知県様のプロジェクトを推進しました。
具体的には、負荷が高い業務フローを細分化した上で、課題がある業務プロセスを特定しました。その後、RPA活用による課題解決を通じて目指すべき姿の策定と、実現後の効果を見積もった上で導入を進めました。
例えば、担当職員から提供される対象者の証憑を元に、専用システムに諸項目を入力し調書を印刷する「財務調書業務」は、オペレーターが手入力で行っていました。しかし、様々な調書が存在し、調書毎に入力すべきフォームや項目が異なっていたことから、1件あたり5～10分程度の作業時間を要していました。そこで、RPAの活用により調書の種類と入力すべき項目を自動判定し、専用システムに入力できるフローを作成することで作業時間の短縮を目指しました。
※RPA：Robotic Process Automationの略。パソコン上で行う業務をロボットで自動化する技術
▼イメージ図
すべての調書をRPAで処理できるよう共通のExcelフォーマットを作成。オペレーターはこのExcelフォーマットに証憑の情報を入力します。
RPAが以下を自動実行できるようフローを作成
その他、さらなる時間短縮とミス低減を図る施策として、Excelフォーマットへの入力は、あらかじめ用意されたテンプレートの中から該当項目を選択することで手入力を避ける運用フローに変更しました。
上記の取り組みの結果、RPAによる自動入力が実現し1件あたり1分程度と作業時間を最大で1/10に短縮しました。
上記の取り組みは、RPA活用を検討している同部署の別グループの担当者様にも本取り組みの成果が伝わり、新たな自動化の依頼をいただくなど高い評価をいただいています。
当社では、業務遂行のみならず、業務品質の向上にも主眼を置き、従業員への、定期的なRPA研修や改善事例の共有を通じて自治体様へベストな提案を行える準備をしています。業務改善にお困りの際はぜひご相談ください。
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・内部管理事務の効率化・迅速化 ・ヒューマンエラーの撲滅
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RPAを活用した最適な業務改善や業務自動化をノウハウの豊富なアルティウスリンクが業務分析、導入・構築、導入後までサポートいたします。
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6年目を迎えた本レポートでは、企業やサービスに愛着・信頼感を持つお客様、いわゆる「ロイヤルティ顧客」の行動や志向を調査。企業とお客様が有機的に繋がるコミュニケーションのあり方のヒントを掲載。
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