RPAサービス・バックオフィスサービス｜りらいあコミュニケーションズ株式会社｜流通業・小売業・サービス業の導入事例

▷ RPAトライアル運用では、勤怠承認プロセスの業務工数を1/2削減
▷ 全社展開時には約3割の業務工数削減により、年間約2,600万円相当のコスト削減を実現

取り組みの背景

ビジネス環境の変化に対応するDX推進

少子高齢化による労働人口の減少や働き方改革による労働時間の削減、さらには労働単価の高騰が続く中、業務効率化を模索する動きが社会的に広がりを見せています。当社も例外ではなく、緊急かつ重要な課題と捉え全社的なDX推進の方針を策定。まずは、社内業務の自動化実現に向け、RPA（Robotic Process Automation）^※1）導入プロジェクトを始動させました。
※1)RPA (Robotic Process Automation)・・・人間がコンピューター上で行っている定型作業を自動化する技術のこと。

課題

プロジェクトを推進するうえで浮かび上がった2つの課題

1.対象業務の選定と運用設計

様々な社内業務が存在する中で、自動化が可能な業務を見極めることが求められました。対象業務の選定には、自動化に適した業務特性を把握し、RPA活用で確実に費用対効果のある業務を選ぶ必要がありました。また、これらの業務特性に応じたRPAツールの選定や、運用フローの作成も課題として挙がりました。

2.現場に負担をかけない効果検証

当社は全国に複数の拠点を持ち、1拠点内でも機密管理を徹底のうえ複数のお客様企業の業務を運営しています。本プロジェクトの推進には、各センターに即した運用設計が不可欠でしたが、日々お客様企業の業務運営を然り行うことを最優先とし、現場に負荷をかけすぎず効果検証を行う必要がありました。

具体施策

業務プロセスの細分化

対象業務の選定にあたっては、あらかじめプロジェクト側で自動化できそうなものを洗い出し、業務プロセスを細分化。業務の流れ、実施タイミング、具体的な作業手順などを確認し、「確実に自動化できる業務」「工数削減効果の高い業務」を選定基準とし見極めていきました。その結果、従業員の勤務実績の確認を行う「日次勤怠承認作業」において、大きな効果が見込まれることが明らかに。それまでは、日次で全従業員分の勤怠データを管理者が目視でチェックし、不備がないことを確認のうえ承認作業を行っていましたが、不備のない勤怠データが多く存在していることが判明。不備の有無を自動判定させ、問題のないものを自動承認させることで、管理者工数を大幅に削減できると判断しました。

まずは、100名規模の従業員を擁するいくつかのセンターでトライアル運用に着手。
RPAの選定においては、低コストでPC1台から導入可能な「WinActor^{®※2) ※3)}」を採用しました。

※2）WinActor^®とは、Windows端末のあらゆるアプリケーションの操作手順をシナリオとして学習し、自動化・実現できるソフトウェア型ロボット。
※3）WinActor^®はNTTアドバンステクノロジの登録商標です。

RPA開発担当者自らが現場で検証

RPA構築に際しては、開発経験が豊富な技術者が各現場に入り作業を実施することに。マニュアルや効果検証に必要なデータはすべて現場に揃っているため、RPA開発担当者自身がそれらを確認し作業を進めることで、現場管理者への負担を軽減できました。また、現場に入ることで現場管理者とのコミュニケーションが円滑になり、その場で都度確認を行うことができたため、スピード化も図れました。

成果

自動化の全社展開と更なる効率化に向けた取り組みへ

トライアル運用の結果、多少のエラーや不具合は発生したものの、大きな判断ミスや混乱もなく、導入前と導入後では日次勤怠確認者の工数が半減。このことから、さらにトライアル実施対象センターを増やし、その後も順次拡大を図りました。プロジェクト開始から約6か月後、全社展開となる本格稼働へ移行しました。

その結果、RPAを導入した全センターの集計で、平均28.4％の稼働が削減、年間コストに換算すると約2,600万円の削減を実現しました。また、人為ミスが減少し業務スピードが向上したことで、余剰労働力を他業務に割り当てることが可能となり、今までと比べより生産性の高いセンター運営が可能となりました。

今後の取り組み

今後も、当社ではRPA導入が進んでいないセンターや他業務への導入を推進する予定です。
RPAを導入するメリットとして、生産性向上（処理時間の短縮・効率アップ）・品質向上・コスト削減が挙げられます。RPAは導入後もシステムの動作確認やメンテナンスが必要ですが、導入にかかる費用や工数以上のメリットを期待することができます。
社会環境の変化により、これまでヒトが全て処理していた業務の中から、単純な業務を切り分け自動化することで効率化を図ることが、今後より一層求められます。

当社では今回ご紹介した社内業務への導入に関わらず、受託業務へのRPA導入、更にはお客様企業向けのRPA導入支援も行っています。また、定性と定量の両面から業務可視化を行うサービス「業務プロセス可視化サービス」や、AIを活用したハイブリットオペレーションを実現する「BPAシステム」などのサービスもご用意しており、お客様企業それぞれに最適なソリューションのご提案が可能です。お気軽にご相談下さい。