2021年12月9日（木）、クラウド人事労務ソフトを運営する株式会社SmartHRと共催オンラインセミナー「今こそ取り組むべき、人事業務のスマート化 ～業務効率化と生産性向上でビジネスに改革を～」を開催しました。
新しい働き方が進みオペレーションも変わる中、人事業務の効率化を成功させるためには自社の状況に適したソリューションを選択することが重要なポイントになります。本セミナーでは、システム導入、自社内シェアード化、アウトソーシング活用といった解決策を自社のオペレーション状況に合わせどう選択するべきかについて、株式会社SmartHR（以下SmartHR）の小杉氏と、りらいあコミュニケーションズ株式会社（以下りらいあコミュニケーションズ）の渡辺・本間が語りました。
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りらいあ×SmartHR共催オンラインセミナー 概要
脱・属人化を成功させる業務効率化の秘訣
第一部では、SmartHRの小杉氏とりらいあコミュニケーションズの渡辺が、人事業務の効率化をテーマに脱・属人化の秘訣について各々の視点を交えながら対談講演を行いました。
渡辺は、人事業務の効率化に向けた第一歩は、ブラックボックス化している業務の可視化と作業の棚卸であると説明。業務の可視化によって課題発見や効率化への進め方が明確になり、棚卸を行うことで効率化すべき作業を洗い出すことが可能になるとし、効率化に向けた3つの手法を紹介しました。
①自社内シェアード化
間接部門の業務を内製で集約・標準化する自社内シェアード化は効率性を高められる手法です。しかし、拠点集約に伴う人事異動や設備投資、子会社化などはいずれも大掛かりなプロジェクトとなるため、担当者は多くの工数を割く必要があります。加えて、集約後のシェアード業務を自社の社員で賄おうとすると、コストメリットが低減するだけでなく、単純業務であることを起因としたモチベーションの低下、離職などにも影響を及ぼす可能性があります。②アウトソーシング活用
人事業務は、高度な専門知識が必要で、人材育成も困難であることから属人化につながりやすい業務です。特定の社員への負担増加は休務や退職による事業継続性のリスクを生むため、その対策としてアウトソーシングのニーズが存在します。さらに、従来の手法に対し、第三者視点でのBPR（Business Process Re-engineering）による効率化を目指す、AI-OCRやRPA（Robotic Process Automation）といったテクノロジーを活用し生産性の向上も期待できます。③システム導入
新型コロナウイルスの感染拡大に伴うリモートワークの普及で出社の機会は減少したものの、残存する紙業務は社員の負担となっています。クラウドソフトの導入で紙業務に伴う全工程をオンラインで管理し、ペーパーレス化することで手軽かつ書類紛失といったリスクを削減するだけでなく、人事データを一元管理することで各部署に分散した情報の集約や情報管理の属人化を解消できます。また、クラウドソフトは、常にシステムの改善が行われるため、法改正などにも迅速に対応できるというメリットもあります。小杉氏は、システム導入とアウトソーシングの並行活用を検討したいというユーザーの声があることを紹介。システム導入時、またその後も直面する問題として、既存システムの複雑化によるデータの未整備があり、システムに取り込みできるよう手動でのデータ加工、計算、手入力といった煩雑な作業が多く発生することを指摘しました。これに対し渡辺は、アウトソーシングによりこれらの負担軽減は可能であり、さらにAI-OCRやRPAのテクノロジーの活用による効率化もできる内容とし、併用することで最適なソリューションとなることを訴えました。
自社内シェアードの実績からサービス外販化に至った当社事例
第二部では、りらいあコミュニケーションズの本間が、自社内での間接部門効率化の取り組みを基に外販化を行った「りらいあ コーポレートシェアードサービス 」とその事例を紹介しました。このサービスは、業務の可視化からサポートまで一貫して行い、特定の人事業務システムに依存しないオーダーメイドの業務設計や豊富な実績とノウハウを活かしたオペレーションが特徴です。また、同サービスの導入事例として、グループ会社の人事業務を一括で担うシェアードサービス会社様との具体的な取り組みを紹介。業務効率化はもちろんのこと、アウトソーシングに向けた業務の切り分けや移管方法に対し課題があったことから、業務ごと、会社ごとに段階的に業務移管を行うフローを提案し、小規模の業務から引継ぐことで、ノウハウを蓄積しながら次の段階へ進むことができ、安定した移管を実現できました。業務プロセスが標準化されることで、手続きミスの対策や繁閑に応じた計画的な人材育成ができ、業務の継続性が強化されました。
本事例を通し、アウトソーシング活用は業務効率化の有効な手段の一つであることを説明しました。
効率化を実現するためのクラウドソフト選定方法
第三部では、クラウドソフトの選定方法についてSmartHRの小杉氏が紹介しました。「クラウド・バイ・デフォルト原則※」からも言えるように政府がクラウドサービスを推奨していても、既存システムへの依存やオペレーション変化への不安からクラウドソフトの導入は難しいという現状があります。これに対し、すべてを一度に切り替えず、既存システムと併用しながら一部の業務からクラウドソフトへの変更を始めることを提案。社員が触れるフロント部分からクラウドソフトに変更し強化するという実例もあり、EXの向上から経営の改善につながるのではないかと、考えを述べました。そして、数多くあるクラウドソフトから最適な選定をするためには、必要な機能の実装、操作の汎用性や既存システムとの連携具合、活用によるコスト削減・生産性向上が可能かなど「ありたい姿」を実現できるものを選ぶべきであり、価格や機能の良さといった枝葉ではなく、長期的に解決すべき全体課題に取り組むことが大切だとまとめました。
※2018年6月に政府が発表した「政府情報システムにおけるクラウドサービスの利用に係る基本方針」に明記
最後に、SmartHRと当社の協業について紹介しました。
SmartHRのサービスを活用すれば、人事データが「集まる・蓄まる・活用できる」ようになります。一方、給与計算や勤務管理等の業務に関しては非対応領域であるため、これらを当社へアウトソーシングを行うことで、社員がコア業務へ注力できる最適なソリューションになり得ることを提案しました。
締めくくりとして、SmartHRと当社の協業サービスを、人事業務の効率化の打ち手の一つとして検討してほしいと述べました。
【ニュースリリース】りらいあコミュニケーションズ、間接部門の支援事業で SmartHR社と協業開始。 人事労務領域のアウトソーシングサービスを拡充。
https://www.relia-group.com/news/2021/08/000865.html
