アルティウスリンク バックオフィスサービス
バックオフィスとは、総務・経理・人事など会社運営を支える業務
「バックオフィス」とは、総務・経理・人事・法務など、お客様とは直接接触はせず、会社運営を裏側から支える業務一般のことを指します。
バックオフィスの対義語として「フロントオフィス」がありますが、こちらは製造生産・販売営業、カスタマーサポートなど、お客様と直接関わることで、直接的な利益を生み出したり、お客様との関係構築を担ったりする業務一般のことを指します。
バックオフィスは、フロントオフィスより地味な印象があるかもしれませんが、会社運営を円滑に進める屋台骨として、非常に重要な職種となっています。
バックオフィスの職種一覧
| バックオフィス職 | 業務内容 |
|---|---|
| 経理 | 経費精算や伝票記帳、買掛金や売掛金の管理、現金出納管理、決算書の作成、予算実績管理など、会社のお金の管理を担う業務。会社規模によっては「経理」と「会計」に分担されることもある。 |
| 財務 | 金融機関からの資金調達や、投資・M&Aといった資産運用など、会社が将来的に使用するお金の管理・運用業務を担う。 |
| 法務 | 契約書作成や契約審査、紛争（訴訟）対応、知的財産の管理、法令調査、社内コンプライアンスの徹底、株式の発行や分割・子会社設立の手続きなど、会社の法律に関する業務を担う。 |
| 人事 | 社員の採用、社内研修、配属先の決定、社員評価など、求職者や従業員と直接かかわる業務を担う。 |
| 労務 | 労働環境の整備、福利厚生業務、給与・交通費の計算、従業員の健康管理、入社・退職手続きなど、就業規則や法律に基づく業務を担う。会社規模によっては「人事」の業務を兼ねることも。 |
| 総務 | 会社の備品管理や施設管理、業務書類の作成・管理、来客対応、秘書業務、株主総会・取締役会の運営など、会社組織全体を円滑に動かすための業務を担う。会社規模によっては「庶務」や「人事」「労務」を兼ねることも。 |
| 監査 | 現場や取締役の業務執行において、会社規定・制度・法令上の違反がないか、会社の業務全般に対する監査を担う。また作成した監査調査・監査報告書をもとに、会社への改善提案を行う。 |
| 情報システム | 会社で使用する業務システムの企画・開発・構築・運用・保守や、IT機器の管理、ヘルプデスク、社内セキュリティ管理などを担う業務。 |
「バックオフィス」というと、「人事」「経理」「総務」といった職種をイメージされる方が多いかもしれません。しかしバックオフィスの職種はとても幅広く、求められるスキルも異なります。
例えば、会社のお金を管理する経理業務では、数値理解力や計算能力が求められ、日商簿記・会計知識などのスキルが必要となることもあります。
また労務業務では、従業員の利益や権利を守るため労働基準法・労働安全衛生法・最低賃金法といった「労働法」の知識が不可欠です。
財務では簿記・金融・会計の知識、法務では法律知識が重要なのはもちろん、会社の業務調査・助言を担う監査となれば、会社業務全体の理解はもちろん、日本の内部統制報告制度についての知識も必要です。
今や一般的なバックオフィス職となった「情報システム」においては、IT知識だけでなく、最新のセキュリティ知識が求められます。
つまりバックオフィスとは、会社を円滑に運営し、ひいては会社をさらなる成長に導く「専門職」なのです。
バックオフィスは会社の「人事・労務・会計機能」を担う重要職
社内にどんなバックオフィス職が必要なのかは、会社規模によっても異なります。しかし、「人事」「労務」「会計（経理）」は、会社機能の中でも基本のバックオフィス職と言えるでしょう。
会社の基本的な機能を大きく分類すると、以下3点となります。
- 生産機能
- 販売（営業）機能
- 人事・労務・会計（経理）
「生産機能」は、市場に提供する製品・サービスの製造/開発を担い、「販売（営業）機能」は、生産した製品・サービスの販売を担います。この2つはいずれも、直接的に会社の利益につながる「フロントオフィス業務」です。
しかしこのフロントオフィス業務を正常に、かつ効率的に遂行するには、「バックオフィス業務」がとても重要となります。
フロントオフィス業務を担当する人材の獲得や社員教育、社員の離職を防ぐ労働環境の整備、商品開発に必要な経費や売上の管理などを担うのは、「人事・労務・会計（経理）」を中心としたバックオフィス職です。
だからこそ、会社機能において「人事・労務・会計（経理）は重要であり、安定的な会社運営はもちろん、将来的な企業成長を目指すうえで、バックオフィスの業務改善は欠かせません。
アルティウスリンクでは、「コーポレートシェアードサービス」をご用意しております。間接業務の外部委託により、業務効率化とコア事業への集中を実現します。
コーポレートシェアードサービス
サービス紹介
課題・ニーズに合わせ、オーダーメイドで事務業務を効率化
バックオフィス業務の課題
- 属人化による業務の停滞
- アナログ業務による工数負担
- 繁閑差への対応
バックオフィスの業務課題は職種に応じてさまざまです。しかしよくあるバックオフィスの業務課題としては、「業務の属人化」「アナログ業務の多さが生む工数負担」「繁閑差の対応」の3点が挙げられます。
バックオフィスの課題① 属人化による業務の停滞
バックオフィス業務は、専門的な知識や経験が必要な業務が多く存在します。
また、分業化により業務ごとに担当者が設けられているケースもあり、属人化やブラックボックス化しやすい環境と言えます。
属人化を放置しておくと、その業務担当者が不在の際、業務自体がストップする事態に陥り、場合によっては取引先にも悪影響を及ぼす可能性があります。
また業務が属人化・ブラックボックス化すると、替えが利かないため担当者の負担が増し、離職原因となりかねません。属人化した業務の担当者が離職すれば、その業務のノウハウが失われる恐れがあります。
バックオフィスの課題② アナログ業務による工数負担
バックオフィス業務は手順が煩雑な業務が多く、ヒトの判断や作業をともなうことが多いのも特徴です。
契約書やマニュアルなどを紙で保存する会社も日本にはまだ数多く、紙で大量に管理している場合、必要時に早急に探し出すことができず時間を浪費してしまう可能性があります。
また、保管スペースの確保に加え、その管理業務といった副次的な業務も生じてコストが増大してしまいます。
バックオフィスの課題③ 繁閑差への対応
バックオフィス業務は月単位・年単位での業務があり、繁閑差が発生します。
例えば、労務では月末の勤怠管理や年末調整の対応、総務では異動シーズンに行う引っ越しの手配や資産の棚卸しなどがあり、その期間は通常よりも人的リソースをさかなければいけません。
その一方、常に多くの人的リソースを保有していると閑散期にはリソース過多となり、経費の圧迫につながります。
バックオフィス業務効率化によるメリット
- コスト削減
- 業務の属人化の解消
- デジタル化によるヒューマンエラー防止
- 残業時間の削減
バックオフィスの業務効率化メリットとしては、「コスト削減」の効果が期待できる点が挙げられます。
自動化・デジタル化で業務を効率化すれば、バックオフィス業務のために大量の人員を確保する必要がなくなるので、人件費を抑えることができます。ペーパーレス化が実現できれば、アナログ業務の効率化はもちろん、書類の印刷代や保管費用の削減もできます。
また業務の属人化をデジタル化で解消すれば、担当者が不在でも業務が滞ることがありませんし、ヒューマンエラーの防止にもつながります。
そしてデジタル化で業務を効率化できれば、従業員の残業時間も減らして残業代を削減することができます。さらに労働環境の改善により、離職率を減らすことも期待できます。
バックオフィス業務を効率化する具体的な流れ
- バックオフィス業務の可視化
- 可視化により見えたバックオフィスの課題設定
- バックオフィス業務改善策の実施
バックオフィス業務を効率化するには、「バックオフィス業務の可視化」「バックオフィスの課題設定」「バックオフィス業務改善策の実施」の3ステップを踏むことが大切です。
1.バックオフィス業務の可視化
バックオフィス業務の問題点を特定するためには、業務全体の可視化が不可欠です。
業務は複数のプロセスで構成されますが、各プロセスのつながりを捉え、業務全体を俯瞰できるように体系化するとともに、担当者が実際にどのような手順で作業を行っているかを明らかにします。
これにより、具体的な問題の発生箇所とその内容を詳細に把握することができます。業務を遂行する過程で、問題特定できているケースもありますが、その根本的な原因は別にある可能性もあり、改めて全体を把握する必要があります。
アルティウスリンクでは、バックオフィス業務の効率化に向けた「業務プロセス可視化サービス」をご用意しております。
業務プロセス可視化サービス
サービス紹介
業務全体を客観的な視点で棚卸しを行い、業務フローを可視化するのが特徴です。このサービスはバックオフィス業務の効率化に向けた課題抽出やソリューションの提案を行い、オペレーションで改善施策を実行します。
2.可視化で確認できたバックオフィスの課題設定
バックオフィス業務の問題を特定できたら、解決に向けた課題設定と解決策を検討します。属人化の解消を課題としている場合は、その業務の担当者からプロセスを詳細にヒアリングし、マニュアルに落とし込むといった解決策が考えられます。
また、繁閑差の解消のためには、繁忙期を見越して閑散期に準備できることはないか確認し、年単位でのフローの見直しを行うなどの対応が求められます。そして、手作業による業務が多い場合には、そのプロセスのデジタル化を検討します。
3.バックオフィス業務改善策の実施
業務の可視化と課題設定が完了したら、いよいよバックオフィス業務改善策の実施です。
業務の中には、どうしてもヒトの判断・処理が必要なプロセスも発生するため、具体的にどんなソリューションを、どのプロセスに導入すればいいのか、よく検討する必要があります。
一例として、状況に応じたヒトの判断をともなうプロセスと一元的に処理できるプロセスを分別する方法があります。一元的な処理が可能なプロセスにはデジタルツールを導入し、ヒトの判断がともなうプロセスは業務の高度化を図ります。
煩雑な業務が多いバックオフィス業務では、ヒトによる判断がともなうプロセスが発生するため、すべてのプロセスに対してデジタルツールを導入することは困難です。しかし、プロセスを細分化することで、部分的な自動化を実現できるため、結果として業務効率化が実現します。
バックオフィス業務効率化するツールやサービス
- 情報系システム
- 基幹システム
- RPA
- アウトソーシング
バックオフィスの業務効率化を図る際に、導入を検討するツールやソリューションは複数あります。
その中でも、バックオフィスの業務効率化を図るうえで代表的なものと言えば、「情報系システム」「基幹システム」の業務システムや、パソコン上の事務作業を自動化する「RPA」、そして「アウトソーシング」によるバックオフィスの外部委託の４つです。
情報系システムによるバックオフィス業務の効率化
「情報系システム」とは、社内コミュニケーションやバックオフィス業務の効率化など担うシステムのことです。
情報系システムの代表的なものは、以下の通りです。
- メールシステム
- グループウェア
- スケジュール管理ツール
- 社内SNS
- ナレッジマネジメントシステム
- 顧客管理システム
「コミュニケーションツール」「業務系システム」「部門別システム」と呼ばれるものは一般に「情報系システム」に分類され、社内の情報共有の効率化が図れます。
基幹システムによるバックオフィス業務の効率化
「基幹システム」とは、生産管理や販売管理・会計業務、受発注業務、人事給与システムなど、会社の業務・経営に直結するシステムのことです。
基幹システムは決まったパッケージがあるのではなく、さまざまな業種・会社の幅広い業務プロセスに合わせ最適化するのが一般的です。そのため複数の基幹系システムを導入するケースも珍しくありません。
在庫管理や売上管理、給与管理などのバックオフィスを業務に課題がある場合、基幹系システムを導入することで、業務効率化やヒューマンエラー防止などの効果が期待できます。
また基幹システムと情報系システムの一部をまとめて管理する「ERP」も、基幹システムの一つです。
RPAによるバックオフィス業務の効率化
「RPA（ロボティックプロセスオートメーション）」とは、集計作業やデータ取り込みなどのパソコン上の事務作業を、ソフトウェアロボット技術で自動化するソリューションです。
マウス操作やキーボード入力など、ヒトがパソコン上で行っている操作手順を記録し、それを高速で正確に実行するため、バックオフィスの事務作業を大幅に効率化できます。
金融機関など正確な経理処理が求められる業種において、RPAを導入する会社が多くなっています。
BPAシステム
サービス紹介
RPAやAI-OCRといったデジタルツールを活用し「ヒトとデジタルのハイブリットオペレーション」を実現します。
アウトソーシングによるバックオフィス業務の効率化
経理・会計などのバックオフィス業務の一部を外部業者に委託、「アウトソーシング」によって業務効率化を図る方法も一般的です。
バックオフィスの人員や各種書類などの管理費、繫閑差の対応が課題となっている場合、バックオフィス業務をアウトソーシングすれば、各種固定費の削減効果が期待できます。
また、アウトソーシングの場合、高い専門スキルを持った外部人員が業務を担当するため高品質なサービスを受けられますし、業務のブラックボックス化・属人化を防げるというメリットもあります。
アルティウスリンクでは、情報系システム・基幹システム、RPAなどの自動化ソリューションはもちろん、バックオフィス業務のアウトソーシングソリューションでも多くの企業様に導入いただき、業務効率化の実現をサポートしております。
会社を支えるバックオフィス業務の効率化が、企業成長に繋がる
以上、バックオフィスの職種・業務内容について、その重要性と業務課題、業務効率化についてご説明してきましたが、特にバックオフィスの業務効率化は、生産性向上が叫ばれる現在の日本において、喫緊の課題となっています。
バックオフィスは、会社の屋台骨としてフロントオフィス業務を支える重要なポジションです。だからこそ、バックオフィスの業務効率化は、会社の利益に直結するフロントオフィス業務を強化し、会社をさらに成長させるうえでとても重要な課題となります。
アルティウスリンクのバックオフィス業務改善サービス
アルティウスリンクでは、これまでに数多くのお客様企業のバックオフィス業務改善ソリューションを提供しております。
アルティウスリンク バックオフィスサービス 導入事例
上記はあくまで一例とはなりますが、RPAの導入で作業時間92%削減を達成するなど、国内最大規模のBPOベンダーの知見を活かした最適なソリューション提供で、確かな実績を残しております。
労働力不足への対策やDX（デジタルトランスフォーメーション）の推進が求められる中、バックオフィス業務においても、業務効率化に向けデジタルツールの活用を検討する企業が多く見られます。
しかし、単にデジタルツールを導入すれば効率化が実現するわけではなく、業務の根本的な問題を特定し、適切な打ち手を選定しなければ効果は期待できません。
アルティウスリンクではバックオフィスの業務改善効果が最大化できるよう、お客様企業のニーズに合わせた、幅広い最新ソリューションをご提供しています。
バックオフィス業務の効率化でお悩みの方は、ぜひ一度アルティウスリンクまでご相談ください。またサービス資料や導入事例は、サービスページから無料ダウンロード可能です。こちらもぜひご参照ください。
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