いかにして人事業務の負担を軽減するか

コラム

2021.10.21

※ りらいあコミュニケーションズは、KDDIエボルバと経営統合を行い、9月1日より、新会社「アルティウスリンク株式会社」になりました。

働き方改革の推進により、多くの企業は業務効率化に向けてさまざまな施策を開始していますが、中でも人事業務は大きな効果が期待できる業務として注目されています。

今回は、人事業務の効率化を推進するためのヒントをお伝えします。

人事業務が煩雑になる理由

社内で業務効率化を模索する場合、業務が煩雑ゆえに期待効果の高い人事業務、特に給与計算、人事労務、福利厚生などに焦点が当てられることが多くあります。これらの業務が煩雑になる理由は、大きく分けて2つ存在します。一つは社内システムの複雑化が挙げられます。人事業務は社員情報管理、勤怠管理、給与管理など複数のシステムで構成されていますが、システム間のデータ連携が未整備の場合、手動でデータを加工、計算し、手入力するといった煩雑な作業が多く発生しています。もう一つの理由は、紙帳票が多いことが挙げられます。社員への書類発送や封緘(ふうかん)、押印やファイリング、書類の保管・管理など、一連のプロセスに多くの工数を必要とします。

人事業務の負担を軽減する方法

人事業務の負担を軽減する方法は、主に3つあります。

システム導入
まずは、人事業務パッケージや自動化システムを導入するアプローチです。
近年、企業の人事業務においても、パッケージ導入がトレンドになっています。従来の独自開発に比べて、①短期間で導入できること、②ワークフローによるペーパレス化、③ランニングコストの低減がメリットとして挙げられます。業務をパッケージ機能に合わせていく必要がありますが、最近のパッケージは自由度が高くなってきています。
パッケージ機能から漏れた業務は、難易度別に分類し、簡易なものは自動化を検討するとよいでしょう。AI-OCRやRPA(Robotic Process Automation)の併用も視野に入れるとよいでしょう。

自社内でのシェアード化
自社内でのシェアード化とは、グループ会社を含むすべての間接業務を1拠点に集約する、もしくは専門に行うシェアード子会社を設立する取り組みです。複数の拠点やグループ各社で行っていた業務を1拠点で実施することで、効率性を高めることができます。しかし、拠点集約に伴う人事異動や設備投資、子会社を設立する場合は会社設立に必要な手続きなど大掛かりなプロジェクトとなります。そのため、長期的な視点での計画が必要で、多くの工数を割く必要があります。さらに、集約後のシェアード業務を自社の社員で行う場合、単純業務であることを起因としたモチベーションの低下、離職などに影響を及ぼす可能性があります。

アウトソーシングサービス活用
アウトソーシングサービスを活用すれば、効率化に向けた業務の可視化から設計、構築、運用までを一貫してアウトソーサーが対応するため、社内の必要工数を最小限に抑えながら施策を推進できます。また、アウトソーサーの持つ外部からの視点で客観的に業務評価や設計を行うため、社内の実務担当者では気づくことができない痛点を発見し、より効率的な運用に改善することができます。

効率化のプロに相談することが一つの近道

当社はBPOベンダーとして長年のノウハウや経験を生かし、お客様企業の間接業務の改善サポートを行っています。また、近年では人事労務業務に親和性の高いツールベンダーとの協業により、さらに効率的な運営を実現。具体的な取り組みとしては、クラウド人事労務ソフト「SmartHR」との協業を開始しており、人事労務業務の支援を強化しています。

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