一見容易な取り組みと思われるペーパーレス化。しかし、いざ取り組みを開始すると、想像以上に多くの課題が存在します。今回はペーパーレス化を阻む3つの壁と着実に乗り越えるためのヒントをご紹介します。

多くの企業でペーパーレス化への動きが進む

新型コロナウイルス感染症拡大により、リモートワークが新しい働き方として普及しています。一方で、なかなかリモートワークが進まない企業や官公庁・自治体も多く存在します。その主な要因は、機密情報、個人情報保護の観点から社外に書類を持ち出せないことや、紙面上に押印やサインを行う必要があり、出社を強いられるといった紙文書を活用する業務環境にあります。この状況を解決するために、全社的なペーパーレス化の動きが加速しています。また、2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法が2024年1月に完全義務化となることから多くの企業で喫緊の課題となっています。

ペーパーレス化を阻害する3つの壁

社内でペーパーレス化が進まないのはいくつかの理由があります。

①リソース不足の壁

ペーパーレス化に向けた取り組みを自社内で行う際は、通常業務に加えて工数が発生します。多忙な自社社員へのさらなる負荷となることから、結果として通常業務の負荷軽減となることを理解しつつも取り組みが後回しになることがあります。これを防ぐためには、ペーパーレス化業務のノウハウを持った専任者をアサインする必要があります。

②精度や効率性の壁

既存業務で使用している申請書や公文書等は、さまざまな書式やサイズで作成されています。これらをすべてデータ化する場合、書式やサイズによっては読み取れない、間違ってデータ化されてしまうといった問題が生じます。また、一般的な企業が保有するスキャナーは大量の作業に適したものではないため、多くの時間と工数を割かなければいけません。さらに、データを活用するためには、スキャニングされたデータに対して適切なカテゴリーやタグの付与を行い、検索性を高める必要があります。これらを効率よく実施するためには、高性能のAI-OCRや高速スキャナー、タグ付けを一定程度自動化できるRPAなどの活用が求められます。

③恒常的なペーパーレス環境を阻む既存業務体制の壁

現存する紙文書のペーパーレス化が実現しても、それは一時的なものです。恒常的なペーパーレス環境の実現には、今後発生が予想される紙文書への対応策やルールを策定しなければなりません。スキャニングやタグ付けプロセスの追加、データ化した紙文書の保管場所や破棄ルールの変更など、多くの業務プロセスに影響を与えるため、バックオフィス業務体制の再構築が求められます。

その業務運営は適切か。効率化に向けた業務の診断手法とは

コラム

業務効率化、生産性向上について「どこから手をつけて良いか分からない」「具体的な施策立案に決め手がない」と感じてる方に向けた業務の診断手法についてご紹介します。

ヒトの確保とデジタル技術の導入が重要。時にはパートナー企業の活用を

上記の通り、ペーパーレス化に向けては、専任者のアサイン、デジタル技術への投資、業務体制の再検討が必要です。しかしこれらの必要性を認識していても、自社内で工数や費用を捻出することは難しいのではないでしょうか。そのようなお客様企業に対し、当社は「ペーパーレスソリューション」でペーパーレス化を支援しています。

「ペーパーレスソリューション」は、ペーパーレス化推進の際に課題となる申請書類や公文書といった紙文書のデータ化（スキャニング）を当社で一括受託。さらにデータの検索性を高めるため、スキャニング時に文書を定義・分類する インデックス作成、タグ付け作業まで行うサービスです。また、豊富なバックオフィス業務経験を生かして、ペーパーレス化に付随する業務全体のプロセスの見直しやマネジメントを行います。

「ペーパーレスソリューション」全体像


ペーパーレス化は片手間で実現できるものではなく、ヒトとデジタル双方を活用し、自社内での負担軽減に努めながら推進する必要があります。多くのリソースを投下し、自社内で完結することは可能ですが、取り組みに向けたプロセスやノウハウが乏しい場合、効率よく推進されない可能性もあります。当社は長年、バックオフィス業務経験で蓄積したノウハウや有効性の高いデジタルツールを活用し、さまざまなお客様企業のペーパーレス化を推進しています。
ペーパーレス化実現に向けてお悩みの際は、ご相談ください。

▼詳しくはこちらをご覧ください。「ペーパーレスソリューション」